Lexique · Comptabilité & finance

Notes de frais : règles, justificatifs et gestion en PME

6 min de lecture · Mis à jour le 01 juillet 2026
Définition Une note de frais est un document par lequel un salarié demande le remboursement de dépenses engagées pour le compte de son employeur dans le cadre de son activité professionnelle. Repas d'affaires, déplacements, hôtel, péages, achat de matériel : toutes ces dépenses sont remboursées sur justificatif, dans les limites des barèmes URSSAF.
La fiche complète
L'essentiel en bref
  • Note de frais = demande de remboursement de dépenses pro avancées par le salarié.
  • 3 types de frais : déplacements (km, transport), repas, hébergement.
  • Justificatif obligatoire sauf forfait jour de mission < 5h ; sinon refus URSSAF.
  • Barèmes 2026 : 7,5 € repas hors entreprise, 0,529 €/km véhicule perso ≤ 3CV.
  • Conservation : 10 ans (papier ou numérique conforme).
I Quels frais sont rembours...

Quels frais sont remboursables ?

Déplacements professionnels

  • Indemnités kilométriques (IK) : selon barème URSSAF par puissance fiscale du véhicule. Pour 2026 : 0,529 €/km pour une voiture ≤ 3 CV, 0,606 €/km pour 4 CV, 0,636 €/km pour 5 CV, 0,668 €/km pour 6 CV, 0,681 €/km pour ≥ 7 CV (jusqu'à 5 000 km/an). Au-delà, barème dégressif.
  • Transports en commun, avion, train, taxi, péages, parkings : remboursés au réel sur justificatif.
  • Location de véhicule en déplacement : au réel.

Repas

  • Repas hors entreprise (mission, déplacement) : remboursement au réel sur justificatif, ou forfait URSSAF 21,10 € en 2026 sans justificatif (si déplacement contraint).
  • Repas avec invités/clients : remboursement intégral sur facture restaurant détaillée (mentionner les invités).
  • Tickets restaurant : 7,26 € maximum/jour exonérés en 2026 (part employeur 50-60 %).

Hébergement

  • Hôtel : au réel sur facture. Pas de plafond URSSAF, mais l'entreprise peut fixer ses propres limites internes.
  • Petit-déjeuner : généralement inclus dans le forfait hôtel.

Autres frais professionnels

  • Achat de matériel pro (livres, fournitures, équipement informatique) sur facture nominative.
  • Frais de représentation (cadeaux clients < 73 € HT par bénéficiaire et par an).
  • Cotisations professionnelles (ordres, syndicats pro).
0,529 €/km
barème kilométrique 2026 pour un véhicule ≤ 3 CV (jusqu'à 5 000 km/an)
21,10 €
forfait repas URSSAF 2026 en déplacement contraint
10 ans
de conservation des notes de frais et justificatifs
II Justificatifs : que doit ...

Justificatifs : que doit contenir une note de frais valide ?

L'URSSAF et l'administration fiscale exigent que chaque dépense remboursée soit :

  1. Engagée dans l'intérêt de l'entreprise (objet professionnel mentionné explicitement).
  2. Justifiée : facture, ticket de caisse, reçu nominatif. Pour les IK : indication précise du trajet (point A → point B, motif, date).
  3. Datée dans la période d'activité du salarié.
  4. Remboursée selon une procédure claire (formulaire, validation manager, paiement).

Une note de frais conforme contient :

  • Identité du salarié + matricule
  • Période concernée (mois, semaine)
  • Pour chaque ligne : date, nature de la dépense, montant TTC, TVA si récupérable, justificatif joint (numéro, URL ou pièce jointe), motif/objet pro, signature
  • Total à rembourser
  • Validation manager + service comptable

Risque sans justificatif : redressement URSSAF (la dépense devient un avantage en nature soumis à cotisations sociales) + redressement fiscal (TVA non récupérable, charge non déductible IS). Sur 3 ans, le coût d'un contrôle peut dépasser 10-20 k€ pour une PME mal organisée.

⚠️
Risque URSSAF
Sans justificatif conforme, la dépense est requalifiée en avantage en nature : cotisations sociales + TVA non récupérable + charge non déductible. Sur 3 ans de contrôle, l'addition dépasse vite 10-20 k€ pour une PME mal organisée.

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III Questions fréquentes

Les réponses aux questions qu'on nous pose le plus.

Peut-on numériser les justificatifs de notes de frais et jeter le papier ?

Oui depuis l'arrêté du 22 mars 2017 : les factures papier peuvent être numérisées et l'original détruit, à condition que la numérisation garantisse l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du document (signature électronique, piste d'audit fiable, ou OCR conforme NF Z42-013). Beaucoup de logiciels de gestion d'entreprise (dont Orizen) intègrent cette numérisation conforme dans le workflow notes de frais, divisant par 2 le temps de traitement.

Quelle est la durée de conservation des notes de frais ?

10 ans pour les notes de frais elles-mêmes (article L.123-22 du Code de commerce). Pour les justificatifs (factures) : également 10 ans. Pour les indemnités kilométriques : conserver les justificatifs du nombre de kilomètres parcourus (carte grise, trajets) pendant 6 ans (délai de prescription URSSAF), idéalement 10 ans par cohérence.

Combien de temps prend en moyenne le traitement d'une note de frais ?

En moyenne 18-24 minutes par note de frais en mode manuel (Excel + papier), selon l'étude SAP Concur 2024. Avec un logiciel dédié (capture mobile + OCR + workflow validation auto), le temps tombe à 4-6 minutes. Pour une PME de 20 salariés avec 5 notes/personne/mois, c'est 6 à 12 heures économisées chaque mois, soit 1 demi-poste de gestionnaire libéré par an.

IV Pour aller plus loin
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